Методология расчета стоимостных характеристик процессов. Часть вторая

Читать Методология расчета стоимостных характеристик процессов. Часть первая.

Планово-технологическая стоимость процессов

Планово-технологическая стоимость процесса (ПТС) показывает, сколько средств (в разрезе статей смет расходов) затрачивает банк на обеспечение работоспособности того или иного процесса (или группы процессов) в учетном временном периоде согласно описанной технологии. За учетный период принимается, как правило, месяц (квартал, календарный год).

Иными словами: ПТС показывает, сколько средств планирует затратить банк на то, чтобы производить (быть готовым производить) в учетном периоде продукт (услугу) в соответствии с утвержденной технологией производства (формализованной (описанной) определенным образом, например с помощью механизма технологических карт и т.п.).

Для расчета планово-технологической стоимости процессов банка необходимо иметь следующую исходную информацию:

• штатное расписание;
• перечень задач сотрудников (формализованных и неформализованных);
• технологические карты, описывающие технологию выполнения работ;
• смету расходов банка на учетный период (с разноской фонда оплаты труда (ФОТ) и амортизации технического оснащения (АТО) до каждого сотрудника; по другим статьям расходов сметы — с разноской до подразделения и процесса (по возможности)).

Ниже поэтапно представлен общий алгоритм расчета.

Схематично алгоритм отображен на рисунках 1 и 2.

Рис. 1. Общая схема разнесения затрат на операции процессов
для подразделений функциональных зон «Бизнес» и «Обеспечение»

Рис. 2. Общая схема разнесения затрат на операции процессов для подразделений функциональной зоны "Управление"

1. Подсчитываются:

• количество учетных операций в каждом процессе и во всех процессах банка;
• количество учетных операций, исполняемых каждым сотрудником во всех процессах;
• суммарное количество учетных операций, исполняемых всеми сотрудниками подразделения во всех процессах (количество «человеко-операций»⁵);
• количество формализованных и неформализованных задач каждого сотрудника.

2. Производится разнесение ФОТ и АТО каждого сотрудника на виды затрат (в соответствии с соотношением формализованных и неформализованных задач, им исполняемых).

2.1. Для сотрудников подразделений, относящихся к функциональным зонам «Бизнес» и «Обеспечение», — на прямые и косвенные затраты:

где ЗадачФормализованных — общее количество формализованных задач сотрудника;

ЗадачНеформализованных — общее количество неформализованных задач сотрудника;

ФОТпрям — часть ФОТ сотрудника, приходящаяся на прямые затраты на процессы;

ФОТкосв — часть ФОТ сотрудника, приходящаяся на косвенные затраты на процессы;

2.2. Для сотрудников подразделений, относящихся к функциональной зоне «Управление», — на прямые и общеорганизационные затраты:

где ФОТобщеорг — часть ФОТ сотрудника, приходящаяся на общеорганизационные затраты на процессы.

Аналогично ФОТ разносится АТО (здесь и далее во всех стадиях расчета).

3. ФОТ и АТО на прямые затраты на процессы, определенные в пункте 2, разносятся в равной пропорции на все формализованные задачи сотрудника.

Для каждого сотрудника, имеющего формализованные задачи, определяется, какая часть его ФОТ на прямые затраты приходится на одну формализованную задачу. Для чего ФОТ сотрудника на прямые затраты делится на количество его формализованных задач:

где ФОТна_фз — часть ФОТ сотрудника, приходящаяся на одну формализованную задачу.

4. Для каждой задачи сотрудника полученный (в п. 3) ФОТ (АТО), приходящийся на одну формализованную задачу, разносится на все учетные операции этой задачи (пропорционально их нормативной (указанной в технологической карте описания процесса) длительности):

где ФОТсотрудника_на_операцию_i — часть ФОТ сотрудника на прямые затраты на процессы, приходящаяся на операцию i;

∑Длительность операции — суммарная длительность всех учетных операций, соответствующих данной формализованной задаче сотрудника.

5. Возможен случай, когда можно выделить статью расходов подразделения, которую можно однозначно «привязать» (отнести) к конкретному процессу.

Например, у подразделения имеется статья расходов «Командировочные расходы» и известно, что сотрудники данного подразделения направляются в командировки только по вопросам, связанным с процессом Х.

Затраты по этой статье следует относить не на подразделение в целом (а затем на косвенные (или общеорганизационные) затраты на все учетные операции, в которых задействованы сотрудники данного подразделения, — см. ниже), а только на все учетные операции процесса Х (пропорционально их длительности (в человеко-операциях)), в которых в качестве исполнителей фигурируют сотрудники данного подразделения. Это — пример прямых расходов на процесс.

6. Суммируя прямые затраты всех сотрудников — возможных исполнителей конкретной операции процесса (ФОТ, АТО), а также затраты по статьям расходов, приходящиеся на прямые расходы на процесс (согласно п. 5), получаем значение прямых затрат на каждую учетную операцию каждого процесса.

7. Для каждого подразделения, относящегося к функциональной зоне «Бизнес» или «Обеспечение», определяются суммарные значения ФОТ (АТО), приходящиеся на косвенные затраты (суммированием ФОТ (АТО), приходящихся на косвенные затраты, всех сотрудников данного подразделения — исполнителей неформализованных задач, включая руководителей и их аппарат).

8. Для каждого подразделения функциональной зоны «Бизнес» или «Обеспечение» полученное (в п. 7) суммарное значение ФОТ (АТО), приходящееся на косвенные затраты для данного подразделения, разносится на все учетные операции всех процессов банка, в которых задействованы сотрудники данного подразделения (пропорционально нормативной длительности операций):

где ∑Длительность операции_i — суммарная длительность исполнения операции i всеми исполнителями из данного подразделения (например, если нормативная длительность операции составляет 2 дня, а исполнять ее могут 3 сотрудника данного подразделения (сотрудник А, или сотрудник Б, или сотрудник В), то суммарная длительность данной операции составит: 2 дня ґ 3 = 6 дней);

∑Длительность операции_подразд — суммарная длительность исполнения всех операций всеми исполнителями из данного подразделения.

9. Для каждого подразделения, относящегося к функциональной зоне «Управление», определяются суммарные значения ФОТ (АТО) на общеорганизационные затраты (суммированием ФОТ (АТО), приходящихся на общеорганизационные затраты, всех сотрудников данного подразделения).

10. Рассчитывается, какая часть суммарного ФОТ (АТО) на общеорганизационные затраты подразделения приходится на каждую учетную операцию каждого процесса банка. В отличие от косвенных общеорганизационные затраты разносятся на все учетные операции всех процессов банка пропорционально их (операций) нормативной длительности (вне зависимости от того, участвуют ли в этой операции сотрудники данного подразделения или нет).

Основной принцип: деятельность подразделений, относящихся к функциональной зоне «Управление», направлена на то, чтобы создавать одинаково благоприятные условия для функционирования всех процессов, протекающих в банке. В этом случае, на наш взгляд, критерий «чистой» длительности операций процесса более объективен, чем длительность с учетом дублирования исполнителей операций (при равномасштабном описании процессов банка6).

где ФОТобщ_подр — суммарный ФОТ на общеорганизационные затраты подразделения;

Длительность операции_i — нормативная длительность исполнения операции i;

∑Длительность операций_Организации — сумма нормативных длительностей исполнения всех учетных операций во всех процессах банка.

11. Для каждого подразделения, относящегося к функциональной зоне «Бизнес» или «Обеспечение», по каждой статье смет, приходящихся на подразделение (кроме ФОТ и АТО), рассчитывается, какая часть затрат (данной статьи подразделения) приходится (на косвенные затраты) на каждую учетную операцию, выполняемую его сотрудниками.

Значение каждой статьи расходов подразделения разносится на все учетные операции, в которых задействованы сотрудники данного подразделения (пропорционально нормативной длительности операций):

где СТАТЬЯкосв_подр — величина ассигнований по статье сметы расходов подразделения, приходящаяся на косвенные затраты на операцию i;

∑Длительность операции_i — суммарная длительность исполнения операции i всеми исполнителями из данного подразделения;

∑Длительность операции_подразд — суммарная длительность исполнения всех операций всеми исполнителями из данного подразделения.

12. Для каждого подразделения, относящегося к функциональной зоне «Управление», по каждой статье расходов подразделения (кроме ФОТ и АТО) рассчитывается, какая часть данной статьи приходится (на общеорганизационные затраты) на единичную операцию (аналогично расчету суммарных ФОТ (АТО) на общеорганизационные затраты в п. 10). Для этого значение статьи расходов подразделения разносится на все учетные операции пропорционально нормативной длительности операций:

где СТАТЬЯобщ_подр — величина ассигнований по статье сметы расходов подразделения, приходящаяся на общеорганизационные затраты на операцию i;

Длительность операции_i — нормативная длительность исполнения операции i;

∑Длительность операции — сумма нормативных длительностей исполнения всех учетных операций во всех процессах банка.

13. Суммируя косвенные, а затем и общеорганизационные затраты, рассчитанные по каждой операции каждого процесса банка, получаем соответственно значения косвенных и общеорганизационных затрат на каждую учетную операцию каждого процесса.

Фактическая стоимость процессов

Фактическая стоимость реализаций процесса показывает, сколько средств (в разрезе статей смет расходов) затратил банк на все реализации процесса, совершенные в определенный (учетный) период времени.

Для расчета фактической стоимости реализаций процессов банка в дополнение к информации, необходимой для расчета планово-технологической стоимости процессов, по каждой операции, исполненной в учетном временном периоде, необходимо иметь следующие данные:

• фактическая длительность исполнения операции;
• фактический исполнитель операции из зафиксированных в описании процесса как возможные сотрудники-исполнители.

Ниже поэтапно представлен общий алгоритм расчета.

1. Производится формирование таблиц, содержащих информацию о фактическом исполнении сотрудниками учетных операций в каждой реализации по всем процессам в расчетном временном периоде:

• даты и время начала и окончания исполнения операции;
• нормативная, указанная в технологической карте, длительность исполнения операции;
• фактическая длительность исполнения операции;
• исполнитель операции.

По каждой учетной операции сотрудника производится суммирование фактических длительностей всех реализаций этой операции сотрудником за учетный период.

Если фактическая длительность исполнения какой-либо операции меньше нормативной, то ее длительность принимается равной нормативной.

2. Далее производятся действия, аналогичные указанным в пунктах 2–4 расчета планово-технологической стоимости процессов7:

• для каждого сотрудника производится разнесение его ФОТ (АТО) на прямые, косвенные и общеорганизационные затраты (в соответствии с соотношением формализованных и неформализованных задач, им исполняемых);
• для каждого сотрудника, имеющего формализованные задачи, определяется, какая часть его ФОТ (АТО) на прямые затраты приходится на одну формализованную задачу;
• для каждой формализованной задачи сотрудника ФОТ (АТО), приходящийся на эту формализованную задачу, разносится на все учетные операции этой задачи (пропорционально их нормативной (указанной в технологической карте описания процесса) длительности).

3. По каждой учетной операции сотрудника производится разнесение его ФОТ, приходящегося на данную операцию, на все реализации им этой операции в расчетном временном периоде. Разнесение производится пропорционально фактической длительности реализаций (с учетом примечания в п.1):

где ФОТсотр_на_опер_i_реал_j — часть ФОТ сотрудника на прямые затраты на процессы, приходящаяся на j-ю реализацию операции i;

Длит_опер_i_реал_j — фактическая длительность j-й реализации операции i;

∑Длительность_реализаций_операции_i — суммарная фактическая длительность всех произведенных сотрудником в учетном периоде реализаций операций i.

1. Если в учетном периоде сотрудник не исполнял данную операцию (0 реализаций из запланированных N), то его ФОТ (АТО), приходящийся на данную операцию, в равных долях разносится на все реализации данной операции (осуществленные другими исполнителями), увеличивая их стоимость. Фактически в данном случае эти прямые расходы — плата за готовность сотрудника исполнять при необходимости данную операцию. Выявление и последующий анализ наличия подобных случаев (постоянно повторяющихся в течение определенного времени) могут дать информацию для оптимизации «распределения» сотрудников по операциям.

2. Если в учетном периоде сотрудник исполнял данную операцию меньшее число раз, чем было запланировано (M вместо N), то часть его ФОТ (АТО)⁸, приходящаяся на несовершенные реализации, разносится на М совершенных им реализаций: «прокрашивается» (выделяется) соответствующим образом как «плата за готовность исполнять операции», но не за фактическое исполнение (см. выше). То же самое возможно и в отношении всего процесса в целом: определенные суммы при планировании были выделены на данный процесс исходя из предположительного количества его реализаций R раз, а по факту процесс реализовывается в учетном периоде V. Данная информация в последующем будет необходима менеджменту для уточнения плановых расходов будущих периодов по данному процессу.

3. Если в учетном периоде процесс не реализовался ни одного раза, то ФОТ (АТО) сотрудников, приходящийся на все учетные операции данного процесса, относится (как в случае планово-технологической стоимости) на этот процесс. Это «плата» за готовность банка исполнить при необходимости этот процесс.

4. По каждой учетной операции каждой реализации процесса производится суммирование прямых затрат. Получаем «пооперационные» прямые затраты по каждой реализации каждого процесса. Суммируя «пооперационные» прямые затраты по каждой реализации каждого процесса по всем реализациям процесса, получаем «пооперационные» прямые затраты по процессу в данном временном периоде.

5. Аналогично планово-технологической стоимости производится расчет косвенных и общеорганизационных затрат по каждому процессу в данном временном периоде (по фактическим расходам по статьям сметы). * * *

Полученные значения фактической и планово-технологической стоимостей процессов подлежат сравнительному анализу для выработки управленческих решений по корректировке технологий, планов, пере-распределению кадровых и иных ресурсов в банке.

1. Настоящая статья отражает исключительно мнение авторов и не отражает позицию Банка России.
2. См. журналы «Деньги и кредит» (№ 11, 12 за 2002 г.; № 2–4, 6, 7, 10–12 за 2003 г.; № 4 за 2004 г.) и «Аналитический банковский журнал» (№ 7–10 за 2006 г.).
3. Авторы также отмечают значительный вклад в данную работу П.П. Шахова, Д.А. Бурова, П.Р. Кантор, П.В. Волкова.
4. Скотт С.Д. Управление производительностью /планирование, измерение и оценка, контроль и повышение /Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1989.
5. Имеется в виду, что если сотрудники подразделения участвуют (в качестве исполнителей) в двух операциях А и B (первую может исполнять любой из N (N > 1) сотрудников данного подразделения, а вторую — любой из M сотрудников), то у подразделения не 2, а N + M человеко-операций.
6. Хотя возможен такой вариант, когда по некоторым статьям сметы расходов разнесение может производиться с учетом реально задействованных в операциях процессов сотрудников: чем больше «вес» операции в человеко-операциях, тем большая часть статьи расходов должна приходиться на нее (тогда в формуле (8) должна учитываться не длительность операций, а длительность человеко-операций).
7. Отличие заключается в использовании «фактических» значений ФОТ и АТО в расчетах.
8. В размере ((N – M)/N) * 100% от величины его ФОТ на прямые затраты на процессы, приходящегося на единичную реализацию данной операции.

А.О. Хмелев
Материал предоставлен аналитическим журналом "Управление в кредитной организации"