Методология расчета стоимостных характеристик процессов.

Данная статья является кратким дополнением к общей методологии проектирования и управления организационными системами, базирующейся на процессно-ориентированных подходах, основные принципы которой изложены в серии статей². Разработка теоретических основ построения предприятий, в частности банков, отвечающих современным понятиям качества организации деятельности и управления ею, а также практическая апробация сформированных методов, алгоритмов и подходов в последние годы осуществлялись под общим руководством А.А. Козлова, личный вклад которого в пропаганду и внедрение процессных технологий в нашей стране трудно переоценить³.

Любая коммерческая организация, в том числе банк, по сути представляет собой механизм преобразования различных видов ресурсов (сырье, материалы, информация и т.д.) в продукты или услуги. В процессе функционирования любой механизм сам потребляет ресурсы: требуются смазка трущихся деталей, энергия, запасные части, кадры и т.п., общим измерителем которых в большинстве случаев могут быть финансы. При этом необходимым условием конкурентоспособного функционирования и стабильного развития является определенная степень развития производства, обеспечивающая превышение выручки от реализации продукции над затратами (издержками) по ее производству и сбыту. Эта задача решается на основе организации учета затрат, значение которого особенно возрастает в условиях обостренной конкурентной борьбы между кредитными организациями.

Очевидно, что без точных знаний ресурсопотребления невозможно определить коммерческую эффективность банка и соответственно вырабатывать и реализовывать обоснованные управленческие воздействия по результатам экономической деятельности кредитной организации. Обеспечение наивысших значений таких критериев результативности, как прибыльность, экономичность, производительность, действенность⁴, требует постоянного притока оперативной информации не только внешнего характера (о состоянии рынка, спроса на продукты и услуги кредитной организации, рыночных ценах и т.п.), но и внутреннего — о формировании затрат на производство и реализацию продуктов (услуг) самого банка. Эта информация опирается на систему управленческого учета расходов по местам их возникновения и видам продуктов (услуг), на выявление отклонений расходов ресурсов от утвержденных норм и смет, на данные о калькуляции себестоимости отдельных продуктов и услуг, учете результатов реализации по каждому из них.

Современные стандарты бизнеса и управления, использующие процессно-ориентированные подходы к организации и управлению деятельностью, предусматривают, что экономическая эффективность, а следовательно, и ресурсопотребление должны рассчитываться по каждому бизнес-процессу и их совокупности, формирующей на выходе конкретный коммерческий продукт банка. Переход на такие стандарты требует применения качественно новых алгоритмов и моделей экономического управления используемыми ресурсами.

Концептуальным положением любого подхода к построению модели экономического управления является стремление оценивать не результат деятельности банка в целом, а результат отдельных элементов организационной системы. При этом принципиальное отличие традиционных подходов от процессного заключается в том, что если за элемент расчета (финансового учета) в традиционных моделях принимается хозяйствующая единица — центр прибыли или центр затрат, то при процессном подходе за элемент расчета принимается даже не процесс, а конкретная его составляющая технологическая операция.

Одна из самых распространенных моделей экономического управления банками — модель оценки финансовых результатов по центрам финансового учета, которыми традиционно являются структурные подразделения или группы структурных подразделений, объединенных по какому-либо признаку (продукты, регионы, клиенты), типизируемые как «центры прибыли» и «центры затрат».

Модель экономического управления по финансовым результатам, когда прибыль рассчитывается не только по банку в целом, но и по каждому центру финансового учета, в настоящее время лежит в основе действующей в России системы ценообразования и калькулирования себестоимости для ее определения в отношении каждого продукта. Финансовый результат в данной схеме принимается равным разнице между прямыми доходами и суммой прямых (подразделения) и общеорганизационных (административно-управленческий аппарат) расходов, которые разносятся между центрами финансового учета.

Такая модель может более-менее успешно применяться для банков, где центры финансового учета являются практически автономными (дивизиональная департаментизация). Чем более они независимы, тем меньше связей между видами бизнеса и обеспечением деятельности возникает, тем меньше взаимозачетов, а значит, проще подсчитать прибыль по каждому центру финансового учета.

Указанный подход в организационном плане обычно приводит к раздуванию штатов по каждому центру, увеличению издержек, размыванию целей банка, что в конечном счете снижает его конкурентоспособность. А если банк обладает развитой сетью внутрифирменной кооперации, точность расчетов заставляет желать лучшего, и имеет смысл производить только расчеты затрат, отказавшись от расчетов прибыли по каждому центру.

В модели, ориентированной на отказ от расчета прибыли по каждому центру финансового учета, объектом управления становятся не прибыль, а маржинальный доход и затраты. Прибыль считается только по всему банку в целом. Задача управления такой моделью сводится к управлению маржинальным доходом, общебанковскими затратами, затратами каждого центра финансового учета и контролем за тем, чтобы общебанковские расходы покрывались за счет деятельности центров финансового учета. На наш взгляд, недостаточно высокая с точки зрения достижения современных требований к качеству управления банка точность расчетов по отношению к банковскому продукту определяется в таких моделях допущением, что один продукт (группа однотипных продуктов) производится и реализовывается только одним центром прибыли, а учет других подразделений в данном продукте происходит (в лучшем случае) через взаиморасчеты по внутрибанковской сделке. Центры затрат в данной модели — всегда «убыточные» подразделения банка, результаты их деятельности оцениваются практически только в объемных показателях, а их участие в производстве добавленной стоимости целенаправленно игнорируется на практике.

Бизнес-процесс в указанных моделях (а значит, и его результат — коммерческий продукт банка) представляется в лучшем случае как укрупненная схема взаимодействия различных центров финансового учета, а в большинстве случаев коммерческий продукт считается результатом деятельности только одного центра. Отсюда и себестоимость продукта для банка (без учета рыночной стоимости привлечения ресурсов) определяется как стоимость самого центра финансового учета (через сметные расходы) с учетом количества продуктов (услуг), реализуемых данным центром.

Однако современное представление о деятельности кредитной организации, как совокупности взаимосвязанных процессов, дает понимание, что любой продукт банка (производимая потребительская ценность) есть результат совместного труда сотрудников многих подразделений, а не одного лишь отдельно взятого центра финансового учета. Следовательно, для того чтобы определить стоимость продукта для банка, его внутреннее ресурсопотребление (а значит, и экономическую эффективность продукта), необходимо проводить расчеты затрат каждого бизнес-процесса, а не подразделений — центров финансового учета.

Учитывая, что любой процесс (после его формализации) представляет собой описание последовательности технологических операций, исполняемых конкретными сотрудниками, которые имеют конкретные заработные платы, оснащены конкретной организационной и другой техникой, занимают конкретные офисные помещения и т.д., очевидно, что при наличии соответствующего алгоритма разнесения затрат, а также программного обеспечения, позволяющих осуществить проведение расчетов, менеджмент банка может иметь в своем распоряжении точные данные о стоимости процессов. При этом расчеты по традиционным методам (по центрам финансового учета) будут являться частным случаем общего расчета стоимостных характеристик.

Поскольку «себестоимость» — очень широко понимаемый термин, обозначающий все издержки, накопленные при производстве и реализации услуг (продуктов) банка, предварительно следует разобраться, что же необходимо рассчитывать в контексте качества внутренней организации банка. Для этого условно разделим себестоимость продуктов и услуг банка на издержки, связанные с действующими условиями рынка (стоимость привлеченных ресурсов, выплачиваемые банком штрафы, пени, неустойки и т.п.) и связанные с внутриорганизационными задачами обеспечения деловой активности кредитной организации (расходы на обеспечение и поддержку бизнеса, хозяйства, управления).

Очевидно, что «рыночная» составляющая себестоимости относительно слабо регулируется, поскольку или имеет труднопредсказуемый характер (выплаты неустоек, штрафов и т.п.), или сильно ограничивается условиями рынка (например, стоимость привлечения ресурсов конкретного банка вряд ли будет существенно иной, чем у банков-конкурентов). А вот издержки, связанные с качеством внутренней организации банка, его технологиями и качеством управления, наоборот, являются объектами прямого регулирования, не зависящего (или по крайней мере незначительно зависящего) от конъюнктуры рынка. Именно на этой части себестоимости (условно назовем ее «внутренняя себестоимость») мы и остановимся.

Поскольку вся деятельность банка рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов, то фактически себестоимость продуктов и услуг кредитной организации (без учета рыночной составляющей!) тождественна себестоимости процессов их производства и реализации, поддержки бизнеса и управления банком. При этом с точки зрения оценки качества внутренней организации банка важно знать не столько себестоимость одной реализации процесса (читай: продукта или услуги), что характеризуется как «приведенная себестоимость», сколько стоимость функции банка как вида деятельности, реализуемой одним или более процессами. В данном контексте можно говорить о расчете стоимости умения банка производить и реализовывать ту или иную потребительскую ценность, необходимую для клиента или для самой кредитной организации как хозяйствующего субъекта.

Понятно, что для эффективного управления расходами банка необходим алгоритм, предусматривающий проведение расчетов и анализ затрат, по каждому отдельно взятому процессу, по совокупности процессов банка, по функциональным зонам «Бизнес», «Обеспечение», «Управление» и, как частный случай, по подразделениям или группам подразделений, образующих дивизион. При этом алгоритм должен предусматривать как структурную неоднородность процессов банка, так и специфику распределения кадровых ресурсов по процессам. Отметим также, что данные расчеты будут иметь приемлемую для выработки управленческих решений точность лишь для определенного временного отрезка, который не должен быть как слишком малым, так и слишком значительным. Практика показывает, что оптимальная дискретность расчета «внутренней» себестоимости процессов должна составлять от 15 дней до календарного месяца (это связано с дискретностью начислений заработной платы, амортизации оборудования, арендных и коммунальных платежей и т.п.).

Ниже излагаются ориентированные на процессный подход к организации и управлению деятельностью методические подходы и укрупненный алгоритм расчета стоимостных характеристик бизнес-процессов, работоспособность которых проверена на практике.

Условия реализации предлагаемого подхода

Рассмотрим подробно принципиальные положения и условия реализации излагаемого подхода к проведению расчетов и учету ресурсопотребления кредитной организации.

Вся деятельность банка рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов.

Процессы разделяются на производящие «банковские продукты» и обеспечивающие непрерывность процессов производства и управления, хозяйственную деятельность организации — «внутрибанковские процедуры».

В любом конкретном процессе могут быть задействованы сотрудники разных подразделений банка.

Любой сотрудник может принимать участие в качестве исполнителя технологической операции в разных процессах, а одну конкретную технологическую операцию в каком-либо процессе могут одновременно (или равновероятно) исполнять несколько сотрудников.

Все процессы банка формализованы и описаны с необходимой точностью и в единой методологии.

Знания о стоимости продукта приоритетнее знаний о стоимости подразделения.

Один конкретный бизнес-процесс может реализовывать несколько однотипных коммерческих продуктов банка (например, разные виды депозитных вкладов населения, отличающиеся рядом условий для клиента, но не технологий их производства и предоставления), а один конкретный коммерческий продукт может реализовываться несколькими бизнес-процессами, имеющими разную стоимость (пример — тот же депозит, но реализуемый в разных филиалах банка: последовательность операций одна и та же, но, естественно, расходы разные, поскольку процесс реализуется в разных условиях).

Суммарные затраты банка на конкретный процесс в течение учетного временного интервала являются постоянной величиной и не зависят от количества реализаций данного процесса и от его фактической экономической эффективности (если за учетный период брать достаточно короткий интервал времени (предположим, календарный месяц), то расходы кредитной организации, которые по традиционной методологии относят к «переменным» расходам, будут несущественны по сравнению, например, с арендной платой за помещения, ежемесячным фондом оплаты труда и т.п. расходами).

Все затраты ресурсов, производимые банком, направлены на обеспечение работоспособности всех технологических процессов, в нем протекающих. Конечным результатом реализации процесса (группы процессов) является продукт (услуга), имеющий потребительскую ценность для клиента банка. Каждый технологический процесс представляет собой совокупность технологических операций.

Все затраты делятся на прямые, косвенные и общебанковские.

К прямым относят затраты, совершаемые непосредственно для обеспечения функционирования данного процесса (его блока, операции). Такими затратами являются часть фонда оплаты труда (ФОТ) и амортизации технического оснащения рабочего места (АТО) сотрудника — исполнителя операций в процессах, а также прочие статьи за- трат подразделения (организации), расходуемые исключительно для поддержания функционирования конкретного процесса (операции процесса).

Косвенные затраты — часть затрат (статей затрат) подразделений банка, относящихся к зонам «Бизнес» и «Обеспечение», за вычетом прямых затрат этих подразделений на технологические процессы. Косвенные затраты «распределяются» на все учетные операции процессов, в которых участвуют сотрудники данного подразделения. Иными словами: все косвенные затраты ресурсов, производимые подразделением, направлены на поддержание исполнения сотрудниками подразделения операций в процессах.

Общебанковские (общеорганизационные) затраты — часть затрат (статей затрат) подразделений банка, относящихся к зоне «Управление», за вычетом прямых затрат этих подразделений на технологические процессы. Общеорганизационные затраты «разносятся» на все учетные операции всех процессов. Цель совершения подобных затрат — обеспечение (поддержание) исполнения всех процессов банка.

Сотрудник получает материальное вознаграждение за исполнение им задач (формализованных и неформализованных), как правило, перечисленных в его контракте и «соответствующих» его квалификации и должности. Все задачи одной должности являются равнозначимыми и одинаково необходимыми для банка. Если по какой-либо причине в обязанности сотруднику вменены задачи, не соответствующие его квалификации (должности), таким задачам может быть присвоен коэффициент (устанавливается на основании экспертных оценок).

Все задачи, закрепленные за сотрудником в качестве его должностных (контрактных) обязанностей, типизируются на формализованные и неформализованные.

Формализованная задача (ФЗ) — задача должности, исполнение которой может быть явно соотнесено с одной или не- сколькими учетными технологическими операциями в процессе (процессах), исполняемыми сотрудником. Одна и та же операция не может «относиться» к двум и более задачам одного сотрудника.

Неформализованная задача (НФЗ) — задача должности, исполнение которой не может быть явно соотнесено с учетными технологическими операциями. Для исполнения данной задачи сотрудник производит какие-либо действия (последовательность действий), однако они по той или иной причине (ошибка в распределении сотрудников, отсутствие целесообразности фиксации данной задачи в процессах банка и т.п.) не формализованы в виде описания операций в процессах.

Технологические операции процессов подразделяются на учетные и неучетные.

Учетной будем считать технологическую операцию, выполняемую исполнителем из числа сотрудников банка, требующую от него профессиональных навыков и определенных трудозатрат, на которую в последующих расчетах может быть отнесена часть затрат банка.

Неучетная операция, как правило, упоминается в документе, описывающем технологический процесс, с целью придания ему логической завершенности (например, в качестве «связок» между учетными операциями, необходимых для лучшего понимания сути (логики) процесса). Зачастую неучетная операция исполняется лицом, не являющимся сотрудником банка (клиент, контр- агент и т.п.). Исполнение подобной операции не требует затрат ресурсов от банка.

Все учетные операции равно необходимы для исполнения формализованной задачи. Как следствие: заработная плата и стоимость амортизации технического оснащения сотрудника, приходящиеся на «его» формализованную задачу, в равной степени распределяются между всеми учетными операциями данной задачи, в которых сотрудник зафиксирован (в описании процессов) в качестве исполнителя. Объяснением такой «уравниловки» является постулат о том, что при правильном распределении (расстановке) сотрудников-исполнителей по операциям процесса сотрудник с более высокой квалификацией (соответственно более высокими должностью и заработной платой) исполняет более сложные (важные) операции, чем его менее квалифицированный (менее оплачиваемый) коллега. Основным объективным критерием при определении «доли» (веса) операции может служить нормативная длительность ее исполнения, зафиксированная в технологических картах.

При распределении сотрудников по операциям неравной степени сложности (например, при описании «как есть») может применяться подход, когда разным операциям присваивают (в зависимости от их сложности) так называемые весовые коэффициенты. В приводимом ниже алгоритме данный случай не рассматривается.

На практике операции не равнозначны по своей трудоемкости, соответственно и стоимость их должна быть разная. Но простая пооперационная расстановка неких весовых коэффициентов по критерию «стоимость/сложность» (своего рода коэффициент трудового участия), на наш взгляд, не является вполне корректным способом. Во-первых, изначально при этом будет присутствовать субъективизм в оценке, во–вторых, при вводе в действие нового или модернизированного процесса, безусловно, появятся новые операции или же традиционно выполняемые операции так или иначе изменят свою суть. Следовательно, необходимо будет проводить их переоценку среди тысяч(!) других операций в десятках (а иногда и сотнях) процессов. В-третьих, разные операции имеют разный характер по своему содержательному наполнению, поскольку связаны с различными областями профессиональной деятельности (финансы, юриспруденция, технологии, техника). В этом случае чрезвычайно сложно (и конфликтно) оценивать, что более, а что менее значимо для банка и насколько.

С точки зрения грамотного проектирования организации при описании процессов деятельности менеджмент исходит из того, что все операции равноважны (но не равно-значимы) для реализации процесса банка: неисполнение или некачественное исполнение хотя бы одной из них влечет за собой сбой или остановку реализации процесса (в противном случае зачем включать в процесс бесполезную операцию). Учитывая, что операции имеют разную значимость (например, с точки зрения рисков их некачественной реализации), на исполнение каждой из них расставляются сотрудники, имеющие соответствующие содержанию и значимости операции квалификацию, а значит, и оплату труда, и должность, и полномочия. Тем самым достигается разность в стоимостных показателях между операциями. Если же, как это зачастую и бывает, лицо, занимающее некую должность (например, главного специалиста или ведущего специалиста), назначается исполнителем нескольких операций, существенно отличающихся по свой значимости, то и в расчете это проявится через стоимость операции («простая» операция будет иметь чересчур высокую стоимость по сравнению с аналогичными). Это автоматически выявит «узкое» место при распределении сотрудников по работам и заданиям и потребует их перераспределения для оптимального использования знаний, умений каждого конкретного сотрудника.

Читать Методология расчета стоимостных характеристик процессов. Часть вторая.